Эта статья посвящена переходу Организаций к новым версиям стандартов ISO 9001, ISO 14001 и стандарту ISO 45001. Аудитория поста прежняя: руководители и ведущие специалисты профильных служб: качества, охраны труда и промышленной безопасности, охраны окружающей среды.

Так сложилось, что ISO практически одновременно ввел в действие новые редакции стандартов управления качеством и управления окружающей средой, и со сдвигом на два с половиной года — стандарт управления безопасностью труда. Таким образом, все Организации, сертифицированные по предыдущим версиям этих стандартов и желающие продлить сертификацию, до 15 сентября (для ISO 9001 и ISO 14001) и трех лет (для ISO 45001), ожидает дружный переход к этим стандартам.

Какие возможности даст Организациям переход к новым версиям стандартов, и как организовать переход рациональным образом, предлагается кратко рассмотреть в статье.

Как мы уже отмечали ранее, наша Компания не несет функцию продвижения стандартов ISO и относится к ним, не как к венцу человеческого творения, а как к продукту деятельности ISO с присущими этому продукту достоинствами и недостатками, сильными и слабыми положениями, то есть как данности, повлиять на которую возможностей немного, но можно учесть при доработке системы управления своей Организации.

Не вдаваясь в детальный анализ каждого отдельного стандарта, что не входит в задачи данной статьи, следует отметить общее впечатление: в целом стандарты стали лучше, в том смысле, что внедрение новых или претерпевших существенные изменения требований действительно может добавить пользы от соответствующей системы управления.

Среди наиболее значимых изменений:

Позитивные новшества

1. Более тщательный подход к формулированию области применения систем менеджмента.
2. Управление системными рисками, как для СМК, так и для СЭМ и СУБТ.
3. Полезные, можно сказать необходимые, дополнительные требования и изменения в части реализации процессного подхода (ISO 9001:2015).
4. Введение во всей группе стандартов управления изменениями.
5. Важные дополнения к порядку обращения с несоответствиями.

Вредные и сомнительные новации

1. Отказ от обязательной документированности ряда процедур СМК и упорное продолжение отказа от них для СЭМ и СУБП.
2. Введение нового надуманного и бесполезного термина «документированная информация».
3. Требование учитывать возможности.
4. Отказ от представителя руководства по системам.
5. Отказ от предупреждающих действий.
6. Распространение процессного подхода на систему экологического управления и управления безопасностью труда.

Несмотря на перечисленные минусы, в том числе весьма серьезные, общий вывод о новых версиях стандартов: в целом они позитивны, и внедрять их стоит.

Но, поскольку в связи с внедрением стандартов предстоит модернизация существующих систем управления, уместно воспользоваться моментом и провести ревизию систем на предмет, все ли в них в порядке, все ли устраивает их пользователей и бенефициаров. На наш взгляд, переход к новым версиям стандартов – благоприятная возможность выполнить такую работу и, где есть показания, косметически либо основательно подремонтировать действующие системы управления.

Какие же области деятельности могут обладать потенциалом улучшения?

Практическая работа на предприятиях в рамках консалтинга и сертификации указывает на следующие области, где может содержаться потенциал улучшения.

Реализация процессного подхода. В силу разных обстоятельств, методическая основа процессного подхода с самого начала появления этого требования в стандарте ISO 9001:2000 не отличалась определенностью и хорошим описанием. Рекомендации по внедрению процессного подхода с существенным опозданием появились на сайте ISO в виде руководства ISO/TC 176/SC 2/N 544R3. Но они слишком общи, чтобы служить практическим инструментом реализации процессного подхода на предприятии. В этих условиях многие предприятия вынуждены были довериться консультантам, либо собственному пониманию предмета. Редкие консалтинговые компании провели исследовательскую работу по поиску того, что можно было бы отнести к научному фундаменту процессного подхода, и на этой основе построили свои решения. В результате реализации процессного подхода получились какими получились, часто очень далекими от ожиданий. К наиболее существенным недостаткам реализации процессного подхода следует отнести:

• Неправильное выделение процессов, когда состав основных, поддерживающих и управленческих процессов не соответствует реальным процессам Компании, отнесение к процессам видов деятельности. Все это приводит к выпадению из процессного управления целых областей деятельности.
• Неадекватные описания процессов, что лишает смысла саму идею описания.
• Неадекватные критерии и методы мониторинга, что не позволяет организовать управление процессом.

Процессная модель с подобными недостатками вредна хотя бы потому, что создает видимость процессного управления и некой его ценности для Организации, которых на самом деле нет.

Чтобы понять, необходимо ли компании корректировать свою процессную модель, рекомендуется, полагаясь на собственные накопленные представления о полезности своей процессной модели, в рамках перехода провести ее независимую ее оценку.

Управление рисками в области безопасности труда. Практика оценки соответствия систем управления охраной труда и промышленной безопасностью множества компаний свидетельствует, что процедуры оценки рисков большей частью далеки от совершенства и не выполняют предписанную им роль проактивного средства предупреждения травматизма и профзаболеваний.

Среди основных недостатков: несовершенство либо просто отсутствие модели определения опасностей, опасных событий и связанных с ними рисков; неопределенность критериев для оценки вероятности и тяжести последствий опасных событий и условий выполнения такой оценки, отсутствие требований к определению и описанию мер управления рисками, неприменение принципа практически целесообразного низкого уровня (ALARP) при оценке допустимости рисков.

Если Организация действительно заботится о безопасности труда своих работников, система управления рисками в этой области должна быть объектом постоянного мониторинга на предмет того, справляется ли она с возложенными на нее функциями, и постоянного совершенствования.

Управление экологическими аспектами.

Некоторые компании, стремясь упростить себе жизнь, отказались от реестров экологических аспектов, сославшись на природоохранную документацию, в которой эти аспекты идентифицированы. В определенной мере так оно и есть. Но в этом случае создаются условия, при которых в область контроля системы экологического менеджмента не попадают возможные экологические воздействия, связанные с выбросами в атмосферу, проливами и просыпями материалов и прочими неблагоприятными событиями подобного характера от нештатных или аварийных событий. В новом стандарте они называются «нештатные условия и разумно предсказуемые чрезвычайные ситуации (В оригинале стандарта: «abnormal conditions and reasonably foreseeable emergency situations». Следует обратить внимание, что речь идет о непредвиденных событиях, а не масштабных происшествиях в терминах МЧС)».

При правильной процедуре идентификации экологических аспектов, основанной на составлении реестров, и правильном ее применении такие события и связанные с ними воздействия и аспекты, как правило не теряются. При этом процедура идентификации и оценки экологических аспектов должна обеспечивать выявление и учет не только имевших место, но и потенциально возможных событий и связанных с ними воздействий и аспектов. Это обстоятельство часто упускают из виду.

Другим следствием безреестровой схемы можно считать низкую осведомленность персонала подразделений «о фактических или потенциальных экологических воздействиях своей работы». Реестр, конечно, не панацея, и прямой связи между составлением реестра и осведомлённостью персонала об экологических воздействиях его работы нет. Тем более, что стандарт, как старый, так и новый, требуют осведомленности только о существенных экологических аспектах (что с нашей точки зрения неверно). Тем не менее, при составлении реестров участие в этом процессе персонала подразделений позволяло подразделению иметь полную картину своих аспектов, воздействий и связанных с ними мер управления. А ознакомление с реестрами персонала, выполняющего работу на соответствующем участке, давало определенную уверенность в его осведомленности и об аспектах, и о воздействиях, и о мерах управления.

Еще одним обстоятельством, на который стоит обратить внимание при пересмотре процедуры идентификации: процедура должна предусматривать не только выявление и оценку аспектов, но и анализ адекватности мер управления аспектами.

Обращение с несоответствиями. Умение Организации обращаться с несоответствиями и извлекать уроки из анализа неблагоприятных событий в значительной мере характеризует ее систему управления. Вместе с тем, Организации в большинстве своем справляются с этой задачей неважно. Приходилось встречать ситуации, когда даже после тяжелейших несчастных случаев Организация даже близко не подходила к их исходным причинам, что консервировало ситуацию и сохраняло условия для повторного возникновения несчастных случаев по тем же причинам.

Одной из причин такого явления была дефицитность общепризнанных процедур и методов анализа несоответствий, применение которых ведет к нахождению из корневых причин. Ситуация изменилась с появлением стандарта МЭК 62740:2015, который является хорошим подспорьем, чтобы улучшить положение дел в этой области.

Эти и другие, лучше известные Организациям недостатки существующих систем управления, можно поправить в рамках перехода к новым версиям стандартов

О стратегии и сроках переходах

Наблюдая за планами и практическими действиями клиентов в этом вопросе, можно отметить всеобщую тенденцию отодвинуть переход на конец переходного периода, приурочив его к надзорному визиту или ресертификации. С общечеловеческой точки зрения, желание отнести заботы, связанные с переходом, «на потом», объяснимы. Более того, сам переход в конце отведенного срока, экономически оправдан. Вопрос в том, как Организации собираются переходить к новым версиям стандартов и какие цели при этом перед собою ставят.

Если цель только внедрить новые требования стандартов, то для планирования перехода целесообразно принять во внимание приведенные ниже основные изменения стандартов, которые могут потребовать существенных доработок систем управления.

Изменения, которые могут потребовать существенных доработок систем управления

ISO 9001

Область изменений	Сущность изменений
Контекст	При планировании системы необходимо учитывать контекст организации и требования заинтересованных сторон
Область применения	Если требования применимы, исключения невозможны
Процессный подход	Введены дополнительные требования, наиболее существенное — учесть риски и возможности. Введено требование документировать.
Лидерство руководства	Существенно расширены требования к обязательствам руководства
Роли, ответственность и полномочия в организации	Расширена область ответственности, ответственность Представителя руководства согласно прежней версии стандарта перераспределена
Учет рисков и возможностей	Требуется определить риски и возможности и их учесть
Планирование изменений	Требуется проводить изменения управляемым образом
Знания организации	Необходимо определить, поддерживать и обеспечить доступность знаний
Требования к закупкам	Детализированы требования к закупкам и меры управления закупками
Производство продукции и предоставление услуг	Дополнены требования к управляемым условиям производства, выпуску продукции, управлению несоответствующей продукцией. Введены требования к деятельности после поставки, управлению изменениями.
Несоответствия и корректирующие действия	Уточнен порядок обработки несоответствий и проведения корректирующих действий

ISO 14001

Область изменений	Сущность изменений
Контекст	При планировании системы необходимо учитывать контекст организации и требования заинтересованных сторон
Процессный подход	Де факто введены требования процессного подхода в системе экологического менеджмента и требование документировать процессы
Лидерство руководства	Введены новые требования к демонстрации лидерства
Учет рисков и возможностей	Требуется определить риски и возможности и их учесть
Планирование	Ведется на основе аспектов, рисков и возможностей, обязательств по соответствию
Планирование и управление операциями	Планирование и управление операциями распространено на весь жизненный цикл продукции
Реагирование на ЧС	Распространено на всех лиц, работающих под управлением организации
Мониторинг и измерения	Предписано оценивать экологическую результативность
Несоответствия и корректирующие действия	Уточнен порядок обработки несоответствий и проведения корректирующих действий

ISO 45001

Область изменений	Сущность изменений
Контекст	При планировании системы необходимо учитывать контекст организации и требования заинтересованных сторон, прежде всего работников
Процессный подход	Введены требования процессного подхода в системе управления безопасностью труда (СУБТ) и требование документировать процессы
Лидерство руководства	Значительно расширены требования к демонстрации лидерства
Участие и консультирование	Существенно расширены требования к участию и консультированию работников
Идентификация опасностей и оценка рисков	Существенно дополнены требования к идентификации опасностей и оценке рисков. Требуется дополнительно оценивать риски, относящиеся к СУБТ. Введены новые требования по идентификации опасностей и оценке рисков подрядчиков
Учет возможностей	Требуется определить и учесть не только риски, но и возможности, определение возможности наиболее адекватно из 9001/14001/45001
Осведомленность	Дополнены требования к осведомленности
Планирование и управление операциями	Введены новые требования по менеджменту изменений, аутсорсингу процессов, влияющих на СУБТ и закупкам
Реагирование на ЧС	Дополнены требования к подготовленности и реагированию на ЧС
Мониторинг и измерения	Предписано оценивать результативность СУБТ и иметь для этого критерии
Анализ СУБТ	Существенно расширены области анализа
Несоответствия и корр. действия	Требования к обращению с несоответствиями, расследование происшествий и несоответствий регламентируются единым разделом и существенно расширены.

С учетом приведенных изменений могут быть рекомендованы следующие этапы перехода

Этапы перехода к новым версиям ISO 9001, ISO 14001 и стандарту ISO 45001

По нашим оценкам, комфортный, в плановом режиме, без спешки и «скашивания углов» срок доработки систем Организации с учетом новых и измененных требований стандартов – около 7-9 месяцев. Для холдингов корпоративные базовые процедуры должны быть разработаны/доработаны до начала перехода к новым версиям стандартов дочерних обществ. Если же при переходе будут поставлены задачи одновременного с переходом улучшения систем управления, то в этом случае правильным будет ориентироваться в среднем на год работы. С учетом изложенного, график перехода на новые версии стандартов для холдингов будет выглядеть следующим образом.

График доработки СМК, СЭМ и СУБТ холдингов при переходе к новым версиям ISO 9001, ISO 14001 и стандарту ISO 45001

Дочерние общества могут переходить на новые версии стандартов самостоятельно на основе собственного понимания методов реализации требований новых версий стандартов. Но в этом случае не будут задействованы механизмы реализации корпоративных политик через общие корпоративные правила, и такой сценарий перехода вряд ли устроит корпоративные органы управления. Потому в предложенном графике есть свой смысл, и мы рекомендуем корпоративным органам управления иметь что-то подобное под руками.

Надеюсь, эти заметки помогут руководителям в выборе подходящей стратегии перехода, в определении объема предстоящей работы и в формировании планов перехода и бюджетов.

«Возникли вопросы? Вы можете получить бесплатную консультацию у наших экспертов. Свяжитесь с нами по указанным контактам в шапке страницы или заполните форму обратной связи, и мы сами с Вами свяжемся!»